At fastholde og styrke sammenholdet og energien i klyngen, er noget af det vigtigste for en velfungerende klynge. Vi udveksler erfaringer og ideudvikler på denne session, og krydrer det med konkrete eksempler, blandt andet fra regionale klyngepakker.
Jannik Falhof (Praktiserende læge og Lægefaglig konsulent i KiAP): jlfalhof@kiap.dk
Marianne Rosendal (Lægefaglig konsulent i SydKIP): marose@rm.dk
Under sessionen "Sammenhold og energi i klyngen" blev der bl.a. identificeret barrierer og udfordringer, som klyngerne aktuelt står overfor, samt forslag til hvordan disse udfordringer kan håndteres.
Nedenfor kan du se hvilke aktuelle udfordringer der blev identificeret, samt løsningsforslag til disse.
Emnevalg og mødeform
At blive enige om både et emne til et klyngemøde, samt hvilken form dette møde skal have, kan være besværligt, da de enkelte klyngemedlemmer har forskellige holdninger og ønsker. For at blive enige om dette i klyngen, kan det være en idé at tage det op på et klyngemøde (f.eks. en generalforsamling), hvor der kan blive aftalt hvilke klyngemøder der skal afholdes det kommende år. Her kan forslag til emner blive drøftet, samt hvilken mødeform der bliver foretrukket (dagmøder/aftenmøder/internat). Andre temaer kan også tages op - f.eks. deltagelse af praksispersonale, uddannelseslæger mv. Det er vigtigt at inddrage alle klyngemedlemmerne, så der optimalt set kan findes et kompromis der passer alle. Det kunne også overvejes om klyngen skulle oprette såkaldte ”babyklynger”, i forhold til mødeform. Her skal det forstås at klyngen deler sig op i små klynger á ca. 4-8 læger (afhængig af klyngens størrelse). Her er det babyklyngen, der vil stå for arrangeringen af selve mødet, herunder emnevalg, mødeform mv.
Mødeforberedelse og ejerskab
For at undgå at deltagerne møder uforberedt op til klyngemøderne, kan der iværksættes nogle tiltag. Der kan bl.a. overvejes om klinikkerne skal skiftes til at planlægge møderne, så alle klyngens medlemmer føler ejerskab i klyngen. Der kunne her eventuelt overvejes om babyklynger (se definition under "Emnevalg og mødeform") kunne være en løsning. Hver klinik kunne også tage en case med fra deres dagligdag, som passer på emnet, hvilket også virker som en forberedelse. KiAP udarbejder podcasts til deres klyngepakker, som kan sendes ud til klyngemedlemmerne og som fungerer som forberedelse til mødet. Ligesom ved udfordringen "Emnevalg og mødeform" kunne det være en god idé, at tage en dialog i klyngen på forhånd (evt. generalforsamling) hvor der bl.a. også kan forventningsafstemmes hvad der forventes af klyngemedlemmerne før et klyngemøde.
Facilitering
For at sikre et godt klyngemøde er det essentielt at faciliteringen af mødet er godt. Derfor foreslås det at alle klyngebestyrelsesmedlemmer får relevant facilitatortræning om mødeflow, PowerPoint, brug af teknisk udstyr mv. Derudover kunne det være en idé, at der var et bedre overblik over eksterne facilitatorer, der kan bruges af klyngerne, idet nogle emner er lidt følsomme (f.eks. trivsel og arbejdsglæder) og ville derfor fungere bedre med en ekstern facilitator.
Fremmøde og engagement
Fremmøde og engagement til klyngemøderne afhænger meget af den proces der sker før selve klyngemødet. Hvis klyngemedlemmerne selv har været med til at bestemme mødeform, emne mv. til klyngemødet, vil de højst sandsynligt være mere engagerede til selve mødet. Derfor kan det igen være en idé at afholde en generalforsamling, hvor man netop kan forventningsafstemme disse ting og skabe realistiske mål for klyngemødet. Derudover er det også vigtigt at klyngemedlemmet føler tryghed i klyngen og der er gode rammer til at diskutere deres egne data og erfaringsudveklse på baggrund af det. Her er faciliteringen af mødet essentiel for at skabe nogle gode rammer til dette.
Mellem klyngemøderne
Når klyngemødet er afsluttet, er det der eventuelle forandringer skal ske ude i praksis på baggrund af de ting man tog med sig hjem efter klyngemødet. Den proces kan dog være en udfordring. For at hjælpe det på vej, kan der dog gøres nogle ting på klyngemødet. Det er bl.a. vigtigt at tage referat af selve mødet, hvor vigtige pointer kan noteres. Herefter skal alle klyngemedlemmerne kunne tilgå dette referat. Det er også vigtigt at klyngemedlemmerne inkluderer deres praksispersonale, idet de muligvis varetager en del af opgaverne i klinikken, der omhandler emnet på klyngemødet. Så der skal lægges op til klyngemedlemmerne tager deres data med tilbage til deres praksis og orienterer personalet om mødet. Klyngemedlemmerne kan også opfordres til at de i deres klinik anvender KGE-moduler på baggrund af klyngemødet. Dette kan bl.a. hjælpe til en bedre organisering i klinikken. For at følge op på udviklingen af data, er det vigtigt at KiAP sender opfølgningsdata efter 6-12 måneder. På den måde kan man se om de nye tiltag man har iværksat i klinikken, har virket positivt på data.
KAP-H
I KAP-H har vi det klyngetilbud der hedder "Få endnu mere ud af klyngearbejdet", som du kan se her.
Tilbuddet sigter mod at hjælpe en klynge til at styrke fokus og retning for arbejdet, samt understøtte det generelle samarbejde i klyngen.
I tilbuddet er der også mulighed for at tilvælge et antal valgfrie emner som man kan arbejde med efter behov.
Kontakt KAP-H hvis du vil høre mere om tilbuddet eller hvis du har andre udfordringer ift. klyngerbejdet.
Kontakt kap-h@regionh.dk
KAP-S
KAP-S tilbyder individuel vejledning til klynger, klyngekooridnatorer og/eller klyngemedlemmer, hvis de står overfor udfordringer,
blot synes de savner inspiration eller gerne vil sparke nyt liv i klyngearbejdet.
Kontakt kap-s@regionsjaelland.dk eller datakonsulenter@regionsjaelland.dk
og på tlf: 9356 6670.