Gode råd til delvist virtuelle klyngemøder

Det kan i nødstilfælde være nødvendigt at deltage via video på et klyngemøde, hvis du bor på en ø, er langt fra hvor mødet foregår eller er bortrejst. Det fysiske fremmøde er selvfølgelig at foretrække, men det er trods alt bedre at være med på video end slet ikke at deltage.

Hvis den mulighed kan være relevant for din klynge, kan du læse videre i denne oversigt over gode råd til virtuel deltagelse i klyngemøder.

 

Udstyrpå klyngemødet

Der er behov for en projektor og en PC med god internetforbindelse.

Desuden skal I anskaffe jer udstyr til videokonference fx et webkamera og en god kombineret mikrofon og højtaler. Det kan anskaffes for nogle få tusind kroner – søg på nettet.

I skal have adgang til en virtuel mødeplatform som Teams, Zoom, eller lignende.

 

Forberedelse for klyngekoordinator

Få i god tid oversigt over, hvem der skal deltage virtuelt, så invitationer og link til mødet kan sendes ud på forhånd.

Gør jer overvejelser om, hvordan gruppearbejdet på klyngemødet skal afvikles uden at de virtuelle deltagere bliver helt afkoblet. Enten danner de virtuelle deltagere deres egen gruppe (man kan lave grupperum i både Teams og Zoom), eller også er den virtuelle deltager med i den gruppe, der sidder tættest på projektoren og lyden.

Før mødet starter laves en opstilling af alle fysiske deltagere, hvor de ikke sidder for langt fra hinanden og fra mikrofonerne, ellers er det svært for de virtuelle deltagere at følge med i diskussionerne.

Test udstyret i god tid inden mødet starter, så I kan løse eventuelle problemer. Hav gerne valgt en ekstra person, som er kontaktperson for de virtuelle deltagere og kan hjælpe med tilkobling fx 15 minutter før mødet starter, så klyngekoordinator kan koncentrere sig om mødets agenda.

 

Forberedelse for den virtuelle deltager

Find et lokale, hvor der er ro og fred, og hav din koncentration på mødet, som hvis du var fysisk deltagende.

Hav din computer med mikrofon, kamera og en god internetforbindelse klar.

Test det link/invitation du har fået i god tid sammen med klyngekoordinator – gerne 15 min før mødet starter. Vær sikker på at kamera, mikrofon og højtaler fungerer.

 

Under mødet

Den, som afvikler mødet, skal passe på ikke hele tiden at stå med ryggen til skærmen med de virtuelle deltagere. De skal kunne inddrages ift. spørgsmål og kommentarer.

Når der arbejdes i grupper, er pauser etc., skal I aftale, hvordan den virtuelle gruppe får besked om, at mødet starter i plenum igen.

De handouts man evt. har med til mødet, skal deles med de virtuelle deltagere – tag som minimum et foto og send det på sms til dem.

Hvis I følger disse simple spilleregler, kan det blive en god og udbytterig oplevelse at deltage virtuelt. Som sagt er det bedste altid at mødes fysisk, men virtuelt fremmøde er klart bedre end ikke at være med.