Erfaringer med virtuelle klyngemøder

Sydhavsklyngen i Region Syddanmark.
Antal læger 56. Antal patienter: 76.843.

Introduktion

Sydhavsklyngen har afholdt to virtuelle møder, mens der har været corona-virus. Et i maj måned, som handlede om covid-19 og et møde i september, der handlede om afhængighedsskabende medicin.

 

Klyngens virtuelle arbejde

De har valgt at benytte systemet ”Zoom”, som de har tegnet et abonnement på. Erfaringen er, at systemet er nemt at bruge og har mange muligheder for at inddrage deltagerne.

 

Forberedelse til de virtuelle møder

Erfaringen fra de to virtuelle møder er, at det er vigtigt, at klyngekoordinatoren og bestyrelsen forbereder sig ekstra godt til det virtuelle møde, og på forhånd aftaler, hvem der har hvilke roller, og hvem der siger hvad, hvornår.

Det er også vigtigt for et godt møde, at klyngemedlemmerne forbereder sig på egne data. Inden mødet i Sydhavsklyngen om afhængighedsskabende medicin blev egne udskrivningstal sendt ud til alle deltagere, som de så kunne forberede sig ud fra.

 

Afvikling af de virtuelle møder

Bestyrelsen i Sydhavsklyngen har afviklet det seneste virtuelle møde ved, at alle fire medlemmer af bestyrelsen har siddet i samme rum med hver sin computer til rådighed. Det har været en fordel, fordi der har været mange opgaver, der har skullet løses i løbet af det virtuelle møde

• Deltagerne skulle lukkes ind i Zoom-systemet.
• Der skulle holdes øje med chat-funktionen, hvor deltagerne kunne skrive beskeder.
• Der skulle vises dias.
• Der skulle være en ordstyrer.

 

Dagsorden for det virtuelle møde

Klyngemødet i september om afhængighedsskabende medicin var organiseret på følgende måde:

16.00 Tjek ind

• Data/grafer 10 min.
• Se på egne data – 10 min.
• Plenumdiskussion – 10 min.
• Journalføring/skabeloner - 10 min.
• Organisering hjemme hos jer – 10 min.
• Opsamling – 10 min.
• Ordet frit: Nyt fra lægelaug og nyt fra PLO.

18.00 Mødet sluttede.

 

Fordele ved virtuelle møder

• At møderne overhovedet kunne afholdes i disse corona-tider. Det var af ren nød.
• Tilslutningen blev højere end til det planlagte fysiske møde – formentlig grundet Corona (hvilket flere medlemmer gav udtryk for på mail inden mødet).
• For deltagere, der kommer længere væk fra f.eks. Marstal, så var de meget glade for den sparede transporttid.

 

Ulemper ved virtuelle møder

• Det var svært at diskutere i plenum, hvor få havde ordet og mange var inaktive.
• Der var lang afstand mellem oplægsholdere og deltagere.
• Man kunne ikke se ansigtsudtryk og kunne ikke se, hvad deltagerne lavede. Især var det et problem, når deltagerne slukkede for billedet.
• Mødelederen fik ingen feedback og kunne ikke aflæse, om det var godt eller skidt.
• Deltageraktiviteten kom ikke af sig selv.

 

Hvad kan gøres anderledes næste gang?

• Mere brug af break out rooms, hvor deltagerne kan diskutere i mindre grupper.
• Plukke mere direkte blandt deltagerne i stedet for at vente på, at nogen tager ordet. F.eks. ved at spørge en deltager; hvad gør I hos jer? Planlæg inden mødet, hvem der skal spørges.

 

Gode råd til virtuelle møder

• Bestyrelsen skal teste zoom på sig selv via et prøvemøde, og dermed lære, hvordan knapperne virker.
• Teknikken skal være på plads forinden – ellers tager det ens fokus.
• Bestyrelsen skal sidde i samme rum og have fordelt opgaverne præcist imellem sig;
  • en, der lukker deltagerne ind i systemet.
  • en ordstyrer.
  • en der styrer chatten, hvor deltagerne skriver beskeder.
  • en der står for kodeord/nøgler pr. SMS, når/hvis deltagerne skal se egne tal.
• Deltagerne skal have sendt egne data ud på forhånd, så de kan forberede sig.
• Afveksling i mødeafviklingen: Oplæg, tid til egen refleksion, gruppediskussion, deltagerspørgsmål, afstemninger og plenumdiskussion.